Úřad MČ Praha 5 uspěl v certifikaci řízení kvality a bezpečnosti dle norem ISO 9001a 2700

10/12/2012

V průběhu léta proběhl na Úřadu městské části Praha 5 recertifikační audit dle mezinárodních norem EN ISO 9001:2008 a ISO/IEC 27001:2005. Audit proběhl v plánovaném termínu akreditovanou certifikační společností T-Cert s. r. o., která byla zvolena na základě výběrového řízení. Recertifikační audit potvrdil oprávněnost udělení certifikátů dle norem ISO 9001 a ISO 2700. Úřad městské části Praha 5 tak obhájil udělené certifikáty v oblasti řízení kvality a bezpečnosti.

Auditu předcházela dlouhodobá, systematická a důkladná příprava. Na přípravě k recertifikačnímu auditu se výraznou měrou podíleli zejména pracovníci oddělení řízení rizik za poradenské asistence externí konzultační společnosti specializované na problematiku norem ISO. Nicméně do průběhu přípravy se zapojili všichni pracovníci napříč úřadem, včetně vedení, neboť úspěšná aplikace principů norem ISO a jejich zapojení do každodenních činností se týká celé organizace a bez vzájemné spolupráce napříč všemi útvary by nebylo možné certifikáty úspěšně obhájit.

V průběhu přípravy byly, mimo jiné, splněny následující požadavky výše uvedených norem:

• Aktualizace a schválení Příručky kvality a Příručky bezpečnosti informací a její sloučení do jednoho dokumentu, tzn. na Úřadu městské části Praha 5 je nyní platná jedna integrovaná příručka pro obě normy
• Revize, aktualizace a příp. vypracování některých nových interních směrnic ÚMČ Praha 5, např.:
  • Směrnice č. 5/2012 – Tvorba a evidence vnitřních organizačních předpisů, která sjednotila vzhled a úpravu všech interních předpisů
  • Nařízení tajemníka č. 16/2012 – Uživatelská příručka ISMS, která shrnuje základní podmínky pro zajištění bezpečnosti zpracovávaných informací na našem úřadě a jejíž dodržování je závazné pro všechny zaměstnance ÚMČ P-5
  • Schválení Politiky kvality a bezpečnosti informací
  • Schválení a průběžné plnění Cílů jakosti pro rok 2012
  • Schválení a průběžné plnění Cílů řízení bezpečnosti informací pro rok 2012
  • Ve spolupráci s Odborem vnitřní správa byla zahájena aktualizace smluv a jejich dodatků, které se váží k provozu informačních technologií, a následně vypracována jejich evidence
  • Byly aktualizovány seznamy odpovědných osob externích smluvních partnerů

• Byla zahájena revize informačních aktiv ÚMČ Praha 5
• A další

V rámci recertifikace auditoři navštívili Oddělení personální a mzdové spadající do odboru Kancelář tajemníka, Interní audit spadající do odboru Kancelář starosty, Oddělení přestupků spadající do Odboru občansko-správního a všechna oddělní Odboru vnitřní správa.

Auditoři vyjádřili spokojenost nad kvalitou odvedených přípravných prací a nad značným pokrokem zejména v oblasti řízení bezpečnosti informací.

Letošním obhájením certifikátů ale práce nekončí. Za rok čeká ÚMČ P-5 tzv. dozorový audit, jenž budou provádět stejní auditoři, kteří prováděli recertifikační audit. Jeho cílem bude opětovné prověření funkčnosti obou aplikovaných norem, kontrola odstranění drobných nedostatků, ověření splnění cílů, které si vedení ÚMČ P-5 vytýčí pro rok 2013, a opět návštěva některých vybraných odborů (výběr provádí certifikační orgán).

Z výše uvedeného je zřejmé, že aplikace a udržování norem ISO v praxi klade vysoké nároky na koordinaci různých činností napříč úřadem a vyžaduje soustavnou a systematickou práci. Věříme, že takto vynaložené úsilí se příští rok odrazí v pozitivním výroku auditorů, a že z jejich úst opět uslyšíme slova chvály.

ISO normy

Zdroj: iso.cz

Vznik systému řízení kvality má svůj původ ve 20. létech minulého století, kdy s rozšířením sériové výroby vznikal požadavek na zavedení systému, který by udržel neměnnou kvalitu výroby a aniž by byl testován každý výrobek. První publikované zásady se objevily po druhé světové válce, ale přístup byl rozdílný v závislosti na teritoriu (USA. Evropa, Japonsko) i podle jednotlivých korporací. Samotná norma ISO 9001 má svůj původ ve Velké Británii v 80. létech, kdy se rozšířila po celé Evropě a vytvořila tradici ověřování jejího plnění nezávislými certifikačními společnostmi. Zatímco na přelomu roku 2000 pocházelo více než 60% certifikovaných společností z Evropy, dnes většinu certifikátů drží firmy z Asie.

Princip normy

Norma stanoví jednoduchou zásadu, kdy vedení firmy stanoví své cíle a plány v oblasti kvality své produkce a tyto jsou postupně pomocí nastavených procesů realizovány, přičemž účinnost těchto procesů je měřena a monitorována, aby společnost mohla přijmout účinná opatření na změnu. Norma se zabývá principy řízení dokumentace, lidských zdrojů, infrastruktury, zavádí procesy komunikace se zákazníky, hodnocení dodavatelů, měření výkonnosti procesů a také interní audity za účelem získání zpětné vazby.

Přínos normy pro organizaci

• Udržení stálé vysoké úrovně výrobního procesu a tím i stabilní a vysoké kvality poskytovaných služeb a výrobků zákazníkům
• Možnost optimalizovat náklady – snížení provozních nákladů, snížení nákladů na nekvalitní výrobky, úspora surovin, energie a dalších zdrojů
• Pomocí efektivně nastavených procesů navyšovat tržby, zisk, tržní podíl a tím zvyšovat spokojenost vlastníků
• Díky poskytování vysoce kvalitní produkce možnost získání nejnáročnější zákazníky a možnost získání nových zákazníků s ohledem na zvyšování jejich spokojenosti
• Možnost účastnit se výběrových řízení o velké zakázky především ve státní správě
• Zkvalitnění systému řízení, zdokonalení organizační struktury organizace
• Zlepšení pořádku a zvýšení výkonnosti celé organizace
• Zvýšení důvěry veřejnosti a státních orgánů
• Vytvoření systému pružně reagujícího na změny požadavků trhu, jednotlivých zákazníků, legislativních požadavků i změn uvnitř organizace (např. při zavádění nových technologií, organizačních změn apod.)